利用方法について

はじめに

• 利用できる時間帯と日数
• 受付時間及び休館日

施設予約の方法

• ちば施設予約システムについて
• 利用者登録について
• 受付開始日と初日の抽選について
• 仮予約の方法

申請書の提出から当日まで

• 使用許可申請書の提出
• 使用料の支払い
• 打ち合わせ
• 利用日当日について

その他

• 利用を取り消す場合
• 利用上の注意とお願い
• 利用できない場合

受付開始の抽選方法について

はじめに

利用できる時間帯と日数

• 大ホールおよび小ホールは１日を午前(9:00～12:00)・午後(13:00～17:00)・夜間(18:00～21:00)及び全日(9:00～21:00)に区分して利用できます。
• 会議室、多目的室、リハーサル室および音楽練習室は9:00～21:00の間を１時間単位で利用できます。
• いずれの場合も、準備と後片づけ（原状回復）の時間を含めて必要な区分を申請してください。
• 連続して利用できるのは３日間までです。

受付時間および休館日

• 受付時間は、休館日を除いて9:00～21:00です。
• 休館日：毎週火曜日（火曜日が祝日に重なるときは、翌平日） 年末年始（12月29日～1月3日）
• その他、設備の点検等で使用できない日もあります。

施設予約の方法

ちば施設予約システムについて

• 平成23年4月1日より、「ちば施設予約システム(以下予約システム)」を利用して、インターネットまたは携帯電話から市民会館の空き状況の検索、および仮予約が出来ます。
• 予約システムのご利用には、「利用者登録」が必要になります。
• 予約システムへは左のバナーをクリックしてお進みください。パソコン操作にあまり自信のない方は、「簡易版」を選んでください。
• システム全般についてのお問い合わせは、市情報管理課まで…047-483-1151(代表)

予約システムの紹介

利用規約・書式・マニュアル

利用者登録について

• 市民会館を利用されるすべての方に「利用者登録」をしていただきます。登録いただきますと、「利用者番号」を発行いたします。
• 利用者登録はインターネットで仮登録を行うことが出来ます。ただし、仮登録だけでは、システムはご利用になれません。施設窓口にて本登録が必要です。事前に仮登録を済ませていただけますと、窓口での作業がスムーズです。
• 本登録には各文化センター示しての窓口で「登録申請書」に記入の上、本人確認が出来る書類(運転免許証・パスポート・住基カード・健康保険証・社員証など)を提ください。 ※未成年の場合は、保護者等の同意書が必要となります。

同意書(市民会館)（pdf）

• 文化センターや公民館、体育館など他施設で利用者登録がお済みの方も、当市民会館に対する本登録が必要です。
• 利用者登録(本登録)の有効期限は１年間です。有効期限を過ぎた後、継続して施設を利用する場合は、更新の手続きが必要です。 ※八千代市内在勤の方は、在勤証明書も必要となります。
• 更新手続きは、有効期限の３か月前から行えます。

登録用紙および記入例はこちら

受付開始日と、初日の抽選について

• 利用の申し込みは1年前の月初めからです。(リハーサル室は10ヶ月前です。)
• 使用しようとする日の1年前の月の初日（毎月1日）が受付開始日になります。（例：令和4年10月16日を希望する場合は、令和3年10月1日）
• 但し、1日が休館日に当たるときは、翌日が受付開始日になります。（1月は4日が受付開始日）
• 受付開始日は、すべて抽選による受付となります。受付方法(抽選方法)は下記ボタンからをご覧ください。
• 市関係行事や八千代市地域振興財団の自主事業などの場合は、事前に日程を確保する場合がございます。ご利用になる日程が決まりましたら、お電話でお問い合わせください。
• 抽選日以降、先着順による随時予約は、毎月10日から行います。予約システムではAM0:00から予約できます。
• リハーサル室のみを単独で使用する場合は、使用しようとする日の10ヶ月前の1日が受付開始日となり、抽選を行います。随時予約は、10ヶ月前の10日からとなります。

受付開始時の抽選方法について

仮予約の方法

• すでに利用者登録がお済みの方は、予約システムから仮予約が可能ですので、そちらをご利用ください。
• 予約システムで仮予約ができるのは、大小ホールは利用日の14日前まで、会議室・多目的室・リハーサル室は利用日の5日前まで、音楽練習室は利用日の前日までです｡
• 予約システムで仮予約できるのは、ホールは月に6回まで、会議室・リハーサル室は月に10回まで、音楽練習室は月に20回までです。連続使用はホールは・会議室・リハーサル室・音楽練習室とも3日までです｡
• 遠方でなかなか来られない方は電話にてお問い合わせください。

• 多機能版ログイン

• 簡易版ログイン

申請書の提出から当日まで

使用許可申請書の提出

• 使用される方は、事前に「使用許可申請書」を提出していただきます。直接ご来館いただき、申請書に必要事項を記入してください。
• 仮予約をされている方は、仮予約から10日以内に申請書を提出してください。10日以内に提出いただけない場合、仮予約を取り消させていただく場合がございます。
• 申請書は遅くとも利用日の3日前までに提出してください。
• 申請書の提出後、1ヶ月以内に基本使用料(割増料を含む)をお支払いください。

使用料の支払い

• 使用料は、基本使用料（割増料を含む）と附属設備使用料があります。金額については、こちらをご覧ください。
• 基本使用料（割増料を含む）は「使用許可申請書」を提出した日から1ヶ月以内にお支払いいただきます。 附属設備使用料は使用日当日に、現金でお支払いください。
• 銀行振り込みでお支払いをご希望の場合は、お申し込みの時点でご相談ください。
• 基本使用料のお支払いと引き替えに、「使用許可書」をお渡しします。

打ち合わせ

※催し物を安全かつスムーズに進行させるため、使用日の２週間前までに担当職員と打ち合わせをおこなってください。 ※必ず前もって、電話にて来館日時をご相談ください。

• タイムスケジュール及び人員配置について
• 備品・附属設備の使用について
• 模様替えについて
• 消防署等への届け出について
• その他必要事項（プログラムや進行表をお持ちください）

利用日当日について

• ご利用になる前に事務所に来てください。
• 使用許可書は提出する必要はございませんが、念のため携帯してください。
• 貸し出し時間は、準備と後片づけを含めた時間です。必ず時間を守ってください。
• 備品の使用に当たっては、職員の指示に従ってください。
• 会議室で机・椅子を移動させた時は、後片づけの時必ず元にもどしてください。
• ゴミは主催者の責任において処理（持ち帰り）してください。
• 終わりましたら、事務所にて利用人数の報告を行ってください。

その他

利用を取り消す場合

• 予約が仮予約の場合は、ちば施設予約システムからご自身で取り消すことが出来ます。
• 申請後に使用を取り消したいときや日時等を変更したい場合は、まず電話連絡をし、速やかに使用取消承認申請書の提出と所定の取消料をお支払いください。　

すでに使用料（割増料を含む）を納付している場合…

• 使用期日の14日前までに使用の取り消し手続きをしたとき：使用料の80％をお返し(還付)いたします。
• 下記必要書類をお持ちいただき、窓口で取消承認申請書と還付申請書の記入をしてください。 なお、振込先の口座名義は、使用申請者の団体名義もしくは代表者名義のものをご用意ください。 申請者と口座名義が異なる場合は、委任状が必要です。 必要な書類等

  ・領収書

  ・使用許可書

  ・振込先の口座番号のメモ等

  ・（委任状）

  委任状(市民会館)（pdf）

• 使用期日の13日前から当日は、使用料をお返しすることは出来ません。
• 使用者の責に帰することができない事由により使用できなかったときは、使用料の全額をお返しいたします。

使用料未納の場合で、使用者の都合で使用の取り消しを申し出たとき…

• 使用期日の14日前までは20％の使用料相当額を申し受けます。
• 使用期日の13日前から当日は全額の使用料相当額を申し受けます。

利用上の注意とお願い

• 定められた使用時間を守ってください。
• 所定の場所以外での飲食喫煙はしないでください。パーティ等の会場として利用する場合の飲食は、事前に許可を受けてください。
• 火気の使用については、消防法等により使用できません。　（演出上、火気の使用が必要とされる場合は、事前にご相談ください。）
• ゴミは、主催者の責任において処理し、持ち帰ってください。
• コピー、ＦＡＸは有料です。
• 筆記用具やセロテープなどの事務用品、テレビやビデオ、ビデオプロジェクター等の映像機器(一部施設を除く)の貸し出しもおこなっておりません。各自でご用意ください。
• 市民会館内外の秩序を保持するため、必要な整理員を配置してください。
• 許可なしに、館内で物品の販売、寄付等の呼びかけ、チラシ等の配布はしないでください。
• 騒音を発し、暴力を用いるなど他人に迷惑を及ぼす行為をしないでください。
• 施設等をき損または滅失した場合には、その損害を賠償していただきます。
• 館内の壁面やガラス面、幕等にテープや画鋲等を直接使用することはできません。
• 入場者は消防法により収容定員数を超えることはできません。入場券や整理券を発行するときは、収容定員を超えないようにお願いします。
• 駐車場には限りがございますので、なるべく公共交通機関をご利用いただけますよう、入場者や関係者に周知していただくようお願いします。
• 共用部分である湯沸室や中央ロビーを使用する場合は、他の利用者の迷惑にならないよう、譲り合ってご利用ください。
• その他、職員の指示する事項に従ってください。また、入場者に対しても前記事項を周知、指導してください。

利用できない場合

※次の場合には、使用の不許可・取消・停止及び制限をすることがあります。

• 公の秩序を乱し、又は善良な風俗を害するおそれがあるとき。
• 市民会館の設置目的に反すると認められるとき。
• 施設又は附属設備をき損又は滅失するおそれがあるとき。
• 使用許可書に付した条件に違反したとき。
• 虚偽・その他不正な手段により使用の許可を受けたとき。
• 災害等の事故で施設等の使用ができなくなったとき。
• 条例規則等に違反し、又は市民会館の管理上支障があると認められたとき。